การเขียนประวัติย่อ (Resume)

คำว่า “Resume” นี้มาจากภาษาฝรั่งเศส มีความหมายว่า Summary แปลเป็นไทยว่าสรุปหรือย่อ ปัจจุบันนี้ Resume นับว่ามีความสำคัญเท่า ๆ กับจดหมายสมัครงาน (Application Letter) ก็แทบจะว่าได้ โดยฝ่ายนายจ้างมักจะระบุให้ผู้สมัครส่ง Resume แนบไปพร้อม กับจดหมายสมัครงานด้วย อาทิเช่น

- Please submit application letter stating expected salary, resume and a recent photo to ...(โปรดยื่นจดหมายสมัครงานพร้อมทั้งแจ้งเงินเดือนที่ต้องการพร้อมทั้งแนบประวัติย่อและรูปถ่ายปัจจุบันหนึ่งรูปไปที่ ....)

- Please send handwritten application, resume, transcript and a recent photo to ...(โปรดส่งจดหมายสมัครงานเขียนด้วยลายมือแนบประวัติย่อ ผลการศึกษาและรูปถ่ายปัจจุบันไปยัง....)

ความสำคัญของ Resume

วัตถุประสงค์ในการเขียนResume ก็คือ การประกาศ ผลงาน ความสำเร็จ และคุณสมบัตินานัปการของ ตัวเราให้เป็นที ปรากฏ แก่สายตาของผู้ว่าจ้าง ซึ่งแน่นอนว่า หากResume ของเราเข้าตานายจ้างแล้ว เราก็จะมีโอกาส ได้เข้าไป พูดคุยกันแบบเผชิญหน้า หรือที เรียกว่า การสัมภาษณ์งานนั่นเอง

ลักษณะของ Resume ที่ดี

1. ยาวไม่เกิน 2 หน้ากระดาษ (A4) และเป็นกระดาษสีขาว มีคุณภาพ แต่ถ้าเป็นนักศึกษาจบใหม่แล้ว ควรจะเขียนให้จบในหนึ่งหน้ากระดาษเท่านั้น
2. อย่าใช้คำย่อในคำที ไม่ควรย่อ
3. ในกรณีที ระบุงานอดิเรกเข้าไว้ด้วย ก็ควรระวังว่างานอดิเรกที เราเอ่ยถึงนั้นมีความเหมาะสมกับงานที่เราสมัครหรือเปล่า

ส่วนประกอบที่สำคัญของ Resume มีดังนี้

1. หัวเรื่องประกอบด้วยชื่อผู้เขียน โดยใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ (Capital Letters) ซึ่งจะอยู่ด้านบนสุด ส่วนที่อยู่และเบอร์โทรศัพท์ให้ใช้อักษรตัวพิมพ์เล็ก(Low case letters)
2. จุดมุ่งหมาย คือจุดมุ่งหมายหรือตำแหน่งที ต้องการสมัคร ถ้าต้องการสมัครในตำแหน่งใดก็ให้ระบุชื่อตำแหน่งนั้น หรือไม่ก็อาจจะบอกเป็นสายงานที่ตนต้องการทำก็ได้
3. การศึกษา
4. ประสบการณ์
5. คุณสมบัติพิเศษ เกี่ยวกับคุณสมบัติพิเศษนี้ ไม่ได้บังคับว่าจะต้องมี ถ้าไม่มีคุณสมบัติพิเศษอื่น ๆ ก็ตัดออกไป คุณสมบัติพิเศษที่กล่าวถึงนี้ เช่น ความสามารถทางด้านภาษา ด้านการเขียน หรือขับรถยนต์ได้
6. รายละเอียดส่วนตัว รายละเอียดส่วนตัวประกอบด้วย
   • Sex = เพศ
   • Age = อายุ
   • Date of birth = วันเดือนปีเกิด
   • Place of birth = สถานที เกิด
   • Nationality = สัญชาติ
   • Race = เชื้อชาติ
   • Height = ความสูง
   • Weight = น้ำหนัก
   • Health = สุขภาพ (Good health หรือ Excellent)
   • Address = ที่อย
   • Marital status = สถานภาพการสมรส
   • Religion = ศาสนา,
   • Military status = สถานภาพทางการทหาร และในส่วนนี้ อาจจะเพิ่มงานอดิเรกเข้ามาอีกก็ได้ถ้ามี
7. บุคคลอ้างอิงบุคคลที่เป็นนายจ้างเก่าของเรา จะเหมาะสมที่สุดสำหรับใช้เป็นบุคคลอ้างอิง แต่ถ้าเป็นไปไม่ได้ก็อาจจะเปลี่ยนเป็น ครู อาจารย์ที่เคยสอนเพื่อนร่วมธุรกิจ หรือบุคคลท่ีมีชื่อเสียง แต่ต้องไม่ใช่ญาติ หรือเพื่อนสนิทของเรา และท่ีเรียกว่าบุคคลอ้างอิง อีกนัยหนึ่งก็คือ บุคคลท่ีจะสามารถตรวจสอบประวัติและความประพฤติของเราได้ และควรอ้างมา ๒-๓ ท่าน พร้อมทั้งที่อยู่ที่จะติดต่อได้ และอาชีพของเขาเหล่านั้น

เทคนิคการเขียน Resume

กระชับและรัดกุม Resume ที่ดีควรเขียนให้กระชับ ชัดเจน หลีกเลี่ยงการใช้ย่อหน้ายาวเกินไป และ ควรประกอบไปด้วยรายละเอียดข้อมูลที จำเป็นและเป็นประโยชน์กับคุณเอง โดย ไม่ควรให้ยาวเกิน1 หน้ากระดาษ A4

เลือกใช้คำทีดึงดูดน่าสนใจ การใช้ภาษาในResume นับว่าเป็นสิ่งที่สำคัญมาก Resume ที ดีจะต้องชัดเจน อ่านง่าย และสามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ในเวลาอันรวดเร็ว

ย้ำเน้นให้เห็นประสบการณ์ความสามารถของตัวคุณ

• อย่าเขียนคลุมเครือ ควรเขียนในสิ่งที่สามารถพิสูจน์ได้อย่างชัดแจ้ง เช่น“สามารถเพิ่มยอดขายจาก ปี ทีผ่านมาถึง 20%” เป็นต้น
• ควรซื่อสัตย์เขียนแต่สิงทีเป็นจริงเท่านั้น ไม่ควรเขียนเท็จหรือโอ้อวดจนเกินจริง เพราะสามารถจับผิดได้ไม่ยากในขั้นตอนการสัมภาษณ์งานหรือหากคุณ โชคดีได้งานทำไป ก็อาจถูกเชิญออกได้ในภายหลัง หากข้อเท็จจริงปรากฏขึ้นกองกิจการนักศึกษามหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

อย่าละเลยรูปร่างหน้าตาของ Resumeเป็นส่ิงทีจะสร้างความประทับใจครั้งแรกให้แก่ผู้ว่าจ้าง ดังนั้น Resume ที่จะดึงดูดใจ ผู้อ่าน จึงไม่ได้ขึ้นอยู่กับถ้อยคำท่ีคุณบรรจงแต่งลงไปใน Resume เท่านั้น แต่คุณยังต้องให้ความสำคัญด้วย ว่าจะทำอย่างไรเพื่อให้ถ้อยคำ เหล่านั้นมีค่าขึ้นมาด้วย

• ตรวจสอบความถูกต้องไวยกรณ์และตัวสะกดในResume ให้ดีเพราะมันจะสะท้อนให้เห็นถึงทักษะการสื่อสารและความใส่ใจ ในรายละเอียดของคุณ
• วางรูปแบบของ Resume ให้อ่านง่าย อาจเว้นขอบบนไว้ 1 นิ้ว และขอบล่าง 1.25 นิ้ว
• อย่าพิมพ์ข้อความให้เกินล้นออกมาจนดูไม่เป็นระเบียบ
• หลีกเลี่ยงการใช้ตัวอักษรที่หวือหวาหรืออ่านยาก ควรใช้ตัวอักษรทีใช้กันทั่วไป หรือดูเป็นทางการ
• ควรใช้กระดาษที มีคุณภาพ สีขาว ขนาด A4 ไม่มีเส้นบรรทัด
• ไม่ควรใช้หัวกระดาษจดหมายของหน่วยงานใด ๆ มาใช้
• หากจะถ่ายเอกสาร Resume ไว้ใช้ ควรระวังอย่าให้มีรอยเปรอะเปื้อน