การเขียนจดหมายสมัครงาน (Cover Letter)
จดหมายแนะนำตัวเพื่อสมัครงาน (Cover Letter) เป็นจดหมายที่เขียนแบบทางการ มี ชื่อ ที่อยู่ของผู้สมัคร วันที่เขียน ชื่อ หรือตำแหน่งของผู้ที่มีอำนาจในการพิจารณาใบสมัคร ชื่อบริษัท เนื้อหา ของจดหมาย และลายมือผู้สมัคร ควรมีความยาวไม่เกิน 1 หน้า เพราะข้อมูลต่างๆ ที่คุณอยากให้ บริษัทรู้จะอยู่ใน Resume อยู่แล้ว
จดหมายสมัครงานต้องมีรายละเอียดอะไรบ้าง เรามาดูกันเลยค่ะ
- ชื่อ - นามสกุล
- ที่อยู่
- หมายเลขโทรศัพท์ที่สามารถติดต่อได้ อย่างน้อย 2 เบอร์
- ตำแหน่งงานที่จะสมัคร
- รูปถ่าย
- ลงลายมือชื่อผู้สมัคร
ข้อควรปฏิบัติ และควรหลีกเลี่ยงในการเขียนจดหมายสมัครงาน คือ
- การสะกดชื่อบริษัทผิด
- ควรใช้กระดาษ A4 ไม่ว่าจะใช้ลายมือตัวเองในการเขียน หรือจะใช้การพิมพ์จาก คอมพิวเตอร์ รวมถึงเอกสารอย่างอื่นด้วย และกระดาษไม่ควรมีลายใดๆ ทั้งสิ้น เว้นแต่ว่าคุณต้องการจะสมัครตำแหน่ง สถาปนิก, กราฟฟิกดีไซน์, วิศวกร ซึ่งอาจต้องมี Portfolio เพื่อโชว์ผลงานที่ผ่านมา ก็สามารถสร้างสรรค์ Portfolio ได้ตามจินตนาการ ของคุณแบบไร้ขีดจำกัดเลย
- ควรทำ Resume ทั้งแบบภาษาไทย และภาษาอังกฤษ
- รูปถ่ายควรจะถ่ายแบบสี และควรจะมีความใกล้เคียงกับตัวจริงมากที่สุด ส่วนขนาดของ รูปถ่ายควรจะยึดตามที่บริษัทนั้นๆ ระบุเอาไว้ ติดรูปถ่ายไว้มุมบนขวาของ Resume ไม่ควรเอารูปใส่ซองไว้เฉยๆ เพราะอาจจะทำให้รูปหล่นหายได้
- เมื่อเอกสารครบแล้วให้เราตรวจทานอีกครั้งเพื่อความเรียบร้อยก่อนจะนำใส่ซองแล้วส่ง โดยเรียงจดหมายนำ ตามด้วย Resume และ รูปถ่าย และจัดขอบให้ตรงกันให้เรียบร้อย และไม่ควรพับใบสมัครลงในซองจดหมาย ควรที่จะหาซองที่สามารถใส่เอกสารขนาด A4 ได้พอดี
วิธีการเขียน Cover Letter ให้ได้รับพิจารณาสัมภาษณ์งาน
Cover Letter หรือจดหมายสมัครงานนั้น ถือว่าเป็นประตูด่านแรกที่ทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลรู้จักตัวตนของผู้สมัครงาน รวมถึงความสามารถและคุณสมบัติต่าง ๆ ก่อนจะเปิดเข้าไปอ่าน Resume หรือ CV (Curriculum Vitae) ของผู้สมัครงาน เพราะฉะนั้นวิธีการเขียนจดหมายสมัครงานให้โดดเด่น เป็นที่สะดุดตาฝ่ายทรัพยากรบุคคล จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้สมัครงานควรศึกษาวิธีการเขียน ว่าเขียน Cover Letter อย่างไร จึงจะเป็นจดหมายฉบับแรก ๆ ที่ได้รับเลือกพิจารณาสัมภาษณ์งาน รูปแบบของ Cover Letter ที่สำคัญ นั้น ประกอบไปด้วย 3 ส่วนดังนี้
- ส่วนแนะนำ (Introduction) ส่วนแนะนำนั้นสำคัญมากควรเขียนอย่างย่อ ให้ได้ใจความที่ตรงประเด็น โดยใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่ ดูโดดเด่น ว่างานนี้เหมาะสมกับคุณอย่างไร ทำไมถึงมีความสนใจในงานนี้ ผู้สมัครควรระบุถึงชื่อ-นามสกุล ของผู้รับสมัครงานแทนชื่อตำแหน่ง เพื่อเป็นการให้เกียรติและสร้างความประทับใจให้แก่คนที่คุณเขียนถึง
- ส่วนข้อความหลัก (Body) ส่วนนี้ให้เขียนบรรยายคุณสมบัติของตัวเองให้มากที่สุด หลีกเลี่ยงการเขียนเยิ่นเย้อหรือเกินจริงจนเกินไป ผู้สมัครงานควรเขียนถึงผลงานชิ้นโบว์แดง และคุณสมบัติที่ตรงตามความต้องการของบริษัทนั้น หรือระบุว่าคุณเหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น ๆ เพราะเหตุใด ส่วนข้อความหลัก (Body) เป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ผู้สมัครงานมีโอกาสได้รับพิจารณาสัมภาษณ์งานมากขึ้น
- ส่วนปิดท้าย (Closing) เคล็ดลับการเขียนในส่วนปิดท้าย ควรเขียนข้อความที่แสดงว่าผู้สมัครงานมีความสนใจในตำแหน่งงานและประทับใจในองค์กรอย่างไรบ้าง ผู้สมัครงานจะติดต่อไปที่บริษัทอีกครั้งหลังจากส่งเอกสารสมัครงานไปแล้วประมาณ 1-2 สัปดาห์ เพื่อให้มั่นใจว่าทางบริษัทได้รับเอกสารสมัครงานของผู้สมัครเรียบร้อยแล้ว ที่สำคัญควรระบุด้วยว่า ผู้สมัครงานนั้นยินดีที่จะให้ทางบริษัทสอบถามข้อมูลและแสดงผลงานเพิ่มเติม หากทางบริษัทต้องการ
ส่วนลงท้ายจดหมายนั้น ควรจะลงท้ายด้วยคำสุภาพ เช่น ด้วยความเคารพอย่างสูง "Sincerely yours" ลงลายเซ็นต์ และพิมพ์ชื่อ-นามสกุลจริงของผู้สมัครงาน เพื่อเป็นการปิดท้ายจดหมายอย่างสมบูรณ์ในการเขียน Cover Letter ทั้งสามส่วนนี้ หากรวมกันแล้วไม่ควรยาวเกินหนึ่งหน้ากระดาษ เพราะถ้าหากเขียนยาวจนเกินไปอาจดูไม่น่าสนใจ เมื่อจดหมายสมัครงานดูไม่น่าสนใจแล้ว โอกาสที่ทางบริษัทจะเปิดเข้าไปพิจารณาในส่วน Resume ก็น้อยลงเช่นกัน อาจทำให้ผู้สมัครงานพลาดการสอบสัมภาษณ์งานก็เป็นได้การเขียน Cover Letter นั้นก็เหมือนการเขียนข้อความแนะนำตัวให้เกิดความน่าสนใจ ถ้าเขียนได้ดี ก็เป็นการง่ายที่ ฝ่ายทรัพยากรณ์บุคคล จะเปิดเข้าไปอ่านในส่วน Resume หรือ CV (Curriculum Vitae) ของผู้สมัครงานเป็นอันดับต่อไป
